O objetivo deste artigo é apresentar este recurso para aqueles que ainda não o conhecem e mostrar o quão simples é criar uma regra no Outlook, e assim você poderá criar suas próprias regras e organiza-las para usufruir ainda mais dessa poderosa ferramenta.
As Regras do Outlook são basicamente um conjunto de instruções e funções que podemos programar para que o Outlook trabalhe com nossas mensagens automaticamente e têm o principal objetivo de organizar as mensagens.
O Outlook permite que sejam criadas uma vasta quantidade e variedade de regras para todo tipo de mensagem, e também permite que essas regras sejam utilizadas sozinhas ou em conjunto, tais como:
- Recebidas
- Enviadas
- Com cópia para
- De um remetente
- Com um assunto
- Para um destinatário
Criando uma regra simples
Comece clicando com o botão direito do mouse sobre a mensagem sobre a qual deseja criar a sua regra, no menu que abrirá clique em “Regras”, aqui o Outlook já lhe mostrará algumas opções simples para a criação da sua regra.
Para fazer com que todas as mensagens vindas do remetente “Leandro” sejam automaticamente armazenas em uma pasta especifica clique na primeira opção, será exibida uma nova janela chamada “Regras e Alertas” onde você poderá navegar pelas pastas do seu Outlook e caso queira pode criar uma nova pasta.
Escolha ou Crie a pasta e depois clique em OK.
O Outlook começará a executar a nova regra dentro daquela pasta em que a mensagem selecionada estava e mostrará uma tela que contém o nome da Regra que acabou de ser criada.
A janela fechará automaticamente após terminar o processo.
Gerenciado Regras
Para ver, editar e também criar novas regras clique no menu superior do Outlook em “Arquivo” e depois clique em “Regras” e “Gerenciar Regras e Alertas”.
Na janela “Regras e Alertas” você verá uma lista com todas as suas regras e a primeira da lista será a última a ter sido criada.
No campo abaixo da lista você verá uma descrição da regra que estiver selecionada, e você vai ver todas as opções que o Outlook configurou automaticamente apenas ao realizar o procedimento explicado anteriormente.
Nesta tela você pode ativar/desativar a regra, para isso marque/desmarque o quadro de seleção a esquerda do nome. Para excluir uma regra selecione e clique em “Excluir”.
Clique em “Alterar Regra” para ver mais algumas opções simples que você pode utilizar em sua Regra.
Conclusão
As regras aqui criadas só são aplicadas dentro do Outlook. Não funcionam se por acaso for checar via browser ou em outro programa. Se usar outro programa de e-mail, terá que criar regras nele.
Esperamos que este artigo tenha ajudado você a começar a utilizar as regras do Outlook para organizar seus e-mails e aumentar sua produtividade. Há muito mais opções que podem ser exploradas dentro deste mundo de regras do Outlook e com o uso cotidiano você poderá se tornar um craque neste assunto.
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